На днях международная IT-компания "Первый Бит" выпустила видеоролик о внедрении Битрикс24 в ПАО "САК "ЭНЕРГОГАРАНТ". Как выяснилось позднее, ролик был снят для корпоративного съезда IT-компании и его показ даже открывал программу мероприятия. Почему крупнейший игрок российского рынка информационных технологий выделяет проект, реализованный для нашей Компании? Об этом мы спросили у координатора проекта Романа Шестакова, начальника научно-исследовательского отдела управления ИТ-инфраструктуры ПАО "САК "ЭНЕРГОГАРАНТ".
— Роман, как в Компании родилась идея внедрения Битрикс24?
— Эта идея зародилась в середине прошлого года, когда на фоне такого нового тогда понятия как "удаленная работа", связанная с коронавирусной инфекцией, появилась потребность в оперативной коммуникации сотрудников в рамках всей Компании.
Помимо этого, предпосылками внедрения Бирикс24 стали потребность в едином цифровом пространстве для всей Компании, необходимость оперативного межведомственного онлайн-общения, более эффективные коммуникации Головной компанией и филиалами.
На тот момент в ЭНЕРГОГАРАНТ использовалось другое программное решение, но ввиду его дороговизны у компании не было возможности распространить его на всю Компанию.
Хорошей альтернативой стал Битрикс24 с его функциональными возможностями.
— Почему в качестве подрядчика был выбран именно "Первый Бит"?
— Первую презентацию Битрикс24 в нашей Компании провел именно "Первый Бит".
В августе 2021 года уже было принято решение, что это точно будет Битрикс24. Мы поняли, что эта система удовлетворяет всем нашим требованиям: разумная стоимость, широкий функционал, адаптивность под нужды Компании. А еще немаловажно, что это — российское программное обеспечение. Аналогичных систем на рынке сейчас просто нет. Но это было решение только в отношении продукта. С подрядчиком на тот момент определенности не было.
Начался тернистый путь изучения рынка. Мы рассмотрели предложения семи компаний разного уровня и компетенций с их видением нашего проекта, причем "Первый Бит" в этом списке был одним из последних. Мы провели с партнером всего лишь одну дополнительную встречу в самом конце наших изысканий. На этой встрече коллегам из "Первого Бита" за час удалось "вытащить" из нас столько информации по проекту, сколько не смогли другие подрядчики за две недели очень плотных диалогов. Этим "Первый Бит" показал свои профессионализм и компетентность.
Еще одним фактором в пользу "Первого Бита" стало то, что эта компания — один из крупнейших игроков на рынке в плане внедрения системы Битрикс24.
— Какие задачи были поставлены перед подрядчиком?
— Одной из главных функций при внедрении Битрикс24 являлась коммуникация для более, чем двух тысяч сотрудников. Но в процессе проработки планов аппетиты росли. И было принято решение не просто запустить очередную программку для какой-то конкретной функции, а полноценно внедрить и раскрыть функционал системы.
Поэтому задачи по развитию системы в Компании мы поставили следующие:
Дальше мы стали думать над тем, какое же решение выбрать: облачный Битрикс или коробочное решение.
У обоих вариантов были свою плюсы и минусы. Но в ходе анализа появилось четкое понимание, что облачный Битрикс не позволит реализовать все наши задумки.
Старт проекта пришелся на конец августа 2021 года.
— Расскажите подробнее, как проходила реализация проекта? Какие были сложности? Уложились ли в первоначальные сроки?
— В декабре 2021 года планировалось "отдать в массы" систему с главной необходимой функцией — коммуникацией, но при этом презентовать фирменное решение и дополнительные "фишки" по функционалу.
В связи с этим мы запустили процесс брендирования системы согласно нашему брендбуку и начали прорабатывать функционал корпоративного портала, а это — перенос структуры Компании, виджет "Дни рождения", корпоративная база знаний, доработка новостной ленты и другой функционал.
Параллельно шел процесс описания бизнес-процессов некоторых подразделений, участвующих в проектах IT-подразделений, и создавалась новая система service-desk на базе Битрикс24.
В дальнейшем появилась идея позиционировать Битрикс24 как Цифровой офис сотрудника, как единую точку входа для различных сервисов, как цифровое пространство, где сотрудник может работать с задачами, вести управленческую деятельность, имеет возможность пользоваться справочной информацией и базой знаний. Также важно было реализовать принцип социальных сетей, где вся Компания "живет" онлайн: есть живая лента новостей, комментарии, лайки и так далее.
В ходе реализации проекта ввиду некоторых технических особенной информационной структуры Компании, перед нами встал выбор: пойти по более простому пути и запустить Битрикс24 только в рамках Головной Компании или пойти по сложному пути — Битрикс24 в рамках всей Компании. Первый вариант не сходился с планами по глобальному развитию системы и не позволял реализовать важнейшую функцию — коммуникацию для всей Компании. Второй вариант позволял нам масштабировать систему и решить задачу глобальной коммуникации.
Разумеется, мы пошли по сложному и, как потом выяснилось, тернистому пути. Для реализации второго варианта развития событий перед нами встала потребность в создании интеграционной схемы Битрикс24 со службой каталогов Active Directory, из которой Битрикс24 импортирует данные о сотрудниках и структуре Компании.
Но на тот момент Active Directory не содержала в себе нужную нам информацию. И в нашей интеграционной схеме добавилась еще одна система — это внутренняя система кадрового учета.
Сначала мы реализовали интеграцию между Active Directory и внутренней системой кадрового учета, а уже после этого — интеграцию между Active Directory и Битрикс24.Появление таких внеплановых и непредвиденных задач выбило нас из сроков запуска системы примерно на два месяца.
В итоге сейчас у нас реализована тройная интеграция, где источником всех данных является внутренняя система учета кадров Компании.
Так же выявилась вторая проблема — разрастание и усложнение задач в ходе их проработки. Брендирование системы и реализация нового корпоративного портала повлекли за собой дополнительные доработки системы силами подрядчика. Из-за этого сроки сдвинулись еще на два месяца.
Кстати, некоторый функционал мы до сих пор дорабатываем, например, справочник филиалов, который есть на внутреннем сайте, и уже вот-вот появится в Битрикс24.
Нам удалось реализовать абсолютно новый модуль структуры Компании. При этом для наших сотрудников структура выглядит привычно и является идентичной структуре Компании на внутреннем сайте. Запускать систему без представления самой структуры Компании и справочника сотрудников было нелогичным.
Была еще одна причина для отсрочки запуска системы в эксплуатацию — форс-мажор в январе 2022 года. Свою роль сыграл человеческий фактор. Незапланированно была произведена установка обновлений системы, чего делать категорически было нельзя. В связи с этим "полетел" некоторый функционал самой системы и дизайн.
Надо отдать должное нашему подрядчику, "Первый Бит" принял ответственность за данный форс-мажор на себя и отработал более трехсот задач для устранения последствий этой оплошности. Все это добавило к срокам еще пару месяцев.
После всех этих обстоятельств "в массы" систему мы смогли запустить только во второй половине марта 2022 года.
— Хорошо, система запущена. Но как ее встретили пользователи?
— Мы думали, что при запуске системы будет большая активность со стороны сотрудников, особенно в филиалах. Но раскачка идет очень медленно. Первыми самыми активными пользователями стали все те, кто до этого активно пользовался предыдущей системой для коммуникаций: Головная компания, в частности IT-блок, юридический департамент и управление рекламы и маркетинга, "Центр обработки данных", расположенный в Волгограде. Из филиалов хочется выделить активность Волгоградского и Южно-Уральского. Сейчас пользователей из филиалов становиться больше, в том числе в связи с реализацией задачи по переносу данных с внутреннего сайта в базу знаний Битрикс24.
— Какие планы у Компании на будущее в части этого проекта?
— Весь 2022 год был посвящён разработке модуля структуры Компании, исправлению неточностей. Сейчас существует много мелких, но важных задач, которых не было в первоначальных планах. Также в этом году уже реализованы и находятся в тестировании достаточно объемные задачи по созданию системы service-desk и заложены зачатки функционала по делопроизводству.
Планов очень много, и они масштабные. Это — и реализация документооборота, в том числе электронного, и автоматизация бизнес-процессов Компании, развитие service-desk, переход на работу с заявками, внедрение делопроизводства на базе Битрикс24, в том числе и в филиалах.
Дальше планируем реализацию единого окна подачи заявки, функционал которого позволит диспетчиризировать решение любого вопроса на любое подразделение. Запланированы и другие интеграции с уже существующими системами Компании.
— Роман, как Вы оцениваете сотрудничество с компанией "Первый Бит"?
— С компанией "Первый Бит" работать комфортно, сотрудники более чем компетентные. Решения по вопросам любой сложности находятся очень оперативно. Даже при возникновении такой непростой ситуации, как форс-мажор в начале года, когда, казалось бы, все — провал, фиаско! Подрядчик вытянул проект, мобилизовал свои силы, усилил под нас команду аналитиков. Так что "Первый Бит" — надежный партнер, который исполняет все свои обязательства.
— Интересно, а что "Первый Бит" думает об ЭНЕРГОГАРАНТ?
— "Первый Бит" очень доволен и гордится сотрудничеством с нашей Компанией. Мы для них — не самый крупный клиент в плане бюджета, но один из крупных и сложных клиентов в плане кейса. Они даже специально для своего корпоративного съезда сняли видеоролик о реализации нашего проекта, которым открыли это мероприятие. По-моему, это о многом говорит.